De hoeveelheid data en documenten groeit ook in de bouwsector razendsnel. Tekeningen, contracten, e-mails en rapportages worden opgeslagen in SharePoint, Teams of lokale mappen. Dat lijkt handig, maar de vraag is: hoe houdt je er grip op en beheer je die stroom op een overzichtelijke manier? In deze sessie komt Arie Sterrenburg met antwoorden.
Sterrenburg is algemeen directeur van DigiOffice | IDB Groep. ‘Een van de grootste uitdagingen in de bouwsector is grip houden op de groeiende hoeveelheid documenten en data’, stelt hij. ‘Maar inleveren op flexibiliteit of samenwerking is geen optie. Met behulp van een slimme opslagstrategie lukt het om documentbeheer van een operationeel vraagstuk te transformeren tot een strategisch voordeel.’
Efficiëntie
Met meer dan dertig jaar ervaring in IT, digitalisering en procesoptimalisatie voor onder meer de bouw- , infra- en vastgoedsector weet Sterrenburg heel goed waar hij het over heeft. ‘Uit onderzoek blijkt dat mensen gemiddeld 1,8 uur per dag kwijt zijn aan het zoeken naar documenten’, zegt hij. ‘ Goed documentbeheer is dus enorm belangrijk. Tijd is geld, en daarom streven we allemaal naar efficiëntie. Hoe combineer je keuzevrijheid met controle, zonder dat de kosten uit de hand lopen? De oplossing ligt in automatisering en regie: zorgen dat documenten altijd op de juiste plek worden opgeslagen, met de juiste rechten en bewaartermijnen. Technologie is onmisbaar in de transitie naar digitalisering en slimmer werken binnen bouworganisaties. Er komt veel op IT-managers af, zij moeten rekening houden met gebruiksgemak, overzicht, beveiliging, regelgeving en de kosten. Kies je DigiOffice voor documentbeheer en -opslag dan weet je zeker dat dat allemaal goed is geregeld.’
Bouwproject
Als een bouwproject is afgelopen, krijgt een IT-afdeling vaak de opdracht om het hele dossier en alles daar omheen te archiveren. ‘Maar alles integraal opslaan is geen oplossing’, zegt Sterrenburg. ‘Dat is duur en bovendien onnodig. Een deel van de documenten moet bewaard blijven, maar het meeste kan weg. Alles achteraf uitzoeken is een enorme klus, dus de truc is om van te voren al meta-informatie aan documenten mee te geven. Die kenmerken zorgen ervoor dat na afloop van een traject bepaalde data automatisch wordt opgeslagen, en andere weggegooid. Alles wat wordt bewaard, moet veilig opgeborgen en gemakkelijk kunnen worden teruggevonden.’
Verbindende laag
DigiOffice is de verbindende laag tussen Microsoft 365 en bedrijfsapplicaties. De software verplaatst documenten op basis van statusveranderingen, zoals bijvoorbeeld een nieuwe projectfase, volgens metadata en vooraf ingestelde opslagregels. Actieve documenten zijn zo beschikbaar voor lopende projecten, terwijl afgesloten dossiers automatisch worden opgeslagen in goedkopere en veilige archieflagen. Zo blijft de actieve omgeving overzichtelijk en statische documenten en informatie duurzaam en veilig bewaard. De continuïteit is hiermee gewaarborgd: medewerkers kunnen gewoon blijven werken, terwijl DigiOffice achter de schermen zorgt voor een logische, veilige en kostenefficiënte informatiehuishouding.
Twee opslagplatforms en onpremises
DigiOffice maakt gebruik van twee opslagplatforms: SharePoint Online en Azure Blob Storage. ‘SharePoint is ideaal voor het bewaren van actieve documenten en dus voor samenwerking’, legt Sterrenburg uit. ‘Het is minder geschikt voor enorme hoeveelheden ongestructureerde data. Azure Blob Storage is juist goedkoop en schaalbaar, en is dus heel geschikt voor de opslag van statische documenten en archieven. Een eenmaal ingestelde strategie kan in de loop van de tijd altijd aangepast worden. Het is vaak lastig om vooraf en in één keer, voor alle situaties, de strategie te bepalen. Dat is met een technische structuur als SharePoint Online bijna niet te doen. Met onze oplossing is het eenvoudigweg te herzien door een wijziging in de regels aan te brengen. Daar ondersteunen wij ook bij.’
‘Geopolitieke ontwikkelingen hebben ons en veel andere organisaties aan het denken gezet’, aldus Sterrenburg. ‘Daarom bieden we bedrijven die de regie op data helemaal in eigen hand willen hebben, DigiOffice ook onpremises aan, inclusief de onpremises opslag van data’.
Controle en overzicht
‘Kortom’, zegt Sterrenburg samenvattend, ‘enerzijds versterkt automatisering de strategische regie op documentbeheer en anderzijds dragen flexibele opslagkeuzes onder ander bij aan lagere IT-kosten. Voor wie mijn lezing interessant is? Vooral voor IT-managers en informatiemanagers, want zij hebben in dit verhaal een grote rol met veel verantwoordelijkheid. Voor de IT-afdeling betekent werken met DigiOffice minder ballast en meer controle omdat het opslagproces automatisch verloopt. De tijd die dat scheelt kan bijvoorbeeld aan innovatie en strategische optimalisatie worden besteed. Voor informatiemanagers is overzicht, beleid en naleving van regels belangrijk. Met deze software worden bewaartermijnen automatisch gehandhaafd. Documenten worden vernietigd of gearchiveerd en beveiliging is geregeld via Entra ID. Als alles netjes op orde is en goed verloopt brengt dat rust. Geen stress meer voor audits dus, maar overzicht en controle.’
Bezoek DigiBouw! Bekijk hier het programma en bestel je ticket.
